# Verarbeitungsverzeichnisse für Tagano

Stand: 14.10.2026. Die nachstehenden Prozessangaben sind auf die Anwendung zugeschnitten; offene Betriebsangaben bleiben ausdrücklich auszufüllen.

Verantwortlicher für Pflege: [Name / Rolle]. Freigabe und letzte Überprüfung: [Datum]. Anbieteridentität, Kontakt und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter: [Angaben]. Aktuelle TOM: [Fassung / Ablage]. Tatsächliche Unterauftragnehmer und Zugriffsländer: [Ablage].

Die folgende Zuordnung beschreibt den vorgesehenen Softwarebetrieb. Sie ist anhand der wirklichen Rollen, Verträge, Zwecke und Dienste zu vervollständigen. Regelmäßige Verarbeitung und mögliche Gesundheitsdaten sind bei der Prüfung der Dokumentationspflicht zu berücksichtigen.

| Verarbeitung | Rolle / Zweck | Betroffene / Daten | Fristen / Nachweise | Zu ergänzen |
|---|---|---|---|---|
| Salonverwaltung und Buchungen | Verarbeitung im Auftrag des jeweiligen Salons, dessen Terminabwicklung | Kundenkontakt, Termine, Leistungen, Verlauf und notwendige Zustellnachweise; Salonpersonal | Salonweisungen, getrennte Fristen, Sperren, Annahme- und Löschungsnachweise | Verantwortlicher Salon und Kontakt, konkrete Kategorien, Empfänger, Länder und Vertragsreferenz |
| Beschäftigte und Dienstplan | Im Auftrag, Planung und berechtigter Mitarbeiterzugang | Mitarbeiterkontaktdaten, optional weitere Stammdaten, Anwesenheit/Urlaub/neutrale Abwesenheit | Getrennte Weisung, Archivierung, Sperren, eigene Beschäftigten-Aufbewahrungsprüfung | Rechtsgrundlagen durch Salon; Erforderlichkeit zusätzlicher Felder; keine Diagnosen oder gesundheitlichen Gründe in Freitexten |
| Buchungsunterlagen und Widerruf | Im Auftrag des Salons; Vertrag, Informationspflichten, Nachweis und Bearbeitung eingehender Erklärungen | Name, Kontakt, bezeichnete Buchung, Erklärung, geltende Bedingungen, Preis, Zeitpunkt, Zustell- und Bearbeitungsstatus | Vertragskopie an Termin/Kunde gebunden; abgeschlossene nicht zugeordnete Erklärungen gemäß begründeter Nachweisfrist; Versandstörungen und offene Vorgänge bearbeiten | Rechtsgrundlagen je Zweck beim Salon, Zugriff, tatsächliches SMTP, Fristen und manuelle Suche nach nicht eindeutig zugeordneten Erklärungen |
| Anbieter-Konten und Verträge | Eigene Verantwortlichkeit für Vertrag, Kommunikation und Sicherheit | Betreiber-/Ansprechpartnerdaten, Konto, AVV, Tarif-/Vertragsstatus | Aktuelle Verträge; nach Vertragsende begründete gesonderte Nachweisfristen | Je Zweck Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit und Frist dokumentieren |
| Eigenes Tagano-Abonnement | Eigene Verantwortlichkeit; keine Zahlungen für Salonleistungen | Vertrags-/Tarif- und Referenzdaten; tatsächliche Stripe-Verarbeitung separat | Eigene gesetzliche Unterlagen außerhalb Salonlöschung berücksichtigen | Zahlungsdienstgesellschaft, tatsächliche Rolle, Länder, Verträge, gesetzliche Aufbewahrung |
| Support | Je nach Fall eigener Kontaktvorgang oder Unterstützung im Auftrag | Nur notwendige Kontakt-/Vorgangsdaten; keine Passwörter | [Begründete Frist] | Kanal, Anbieter, Freigabe für Datenzugriff, Mitarbeitervertraulichkeit |
| Sicherheit / Missbrauchsschutz | Notwendiger Schutz des Betriebs | Technische Verbindung, befristete gehashte Schlüssel, Fehlermetadaten | Befristete App-Schlüssel; tatsächliche Host-/SMTP-/Monitoring-Fristen gesondert | Empfänger, Abwägung, echte Logging-Konfiguration und Zugriff |
| Sicherung / Wiederherstellung | Schutz und Wiederherstellung im Auftrag bzw. für eigene Daten | Verschlüsselte Datenbank, unabhängige technische Lösch-/Sperrreferenzen | Konfigurierte begrenzte Backupfrist; Journal länger als zulässiges Restorefenster | Tatsächliche externe Ablage, aktuelle Synchronisierung, getrennte Schlüssel, geprobter Restore |
| Betroffenen-/Vorfallbearbeitung | Pflichten des Verantwortlichen / Unterstützung im Auftrag | Sparsame Referenzen, Fristen, Prüfung und Ergebnis; erforderliche Vorfallinformationen | Nachweiszweck und Aufbewahrung konkret begründen | Zuständigkeit, sichere Kommunikation, Eskalation, Abschluss und Löschung |

Je Vorgang vollständig ergänzen: Art der Verarbeitung, betroffene Personengruppen, Datenarten, Empfänger, Drittlandbezug/Garantien, Rechtsgrundlage soweit eigene Verantwortlichkeit, Zweck, Erforderlichkeit, Löschkriterium, TOM-Verweis und zuständige Person. Kein automatisches „DSGVO-konform“-Siegel aufgrund ausgefüllter Tabellen.

Vor Veröffentlichung bzw. Verarbeitung besonders schutzbedürftiger Kategorien: DSFA-Schwellenprüfung, Erforderlichkeit eines Datenschutzbeauftragten, Beschäftigtendatenschutz und Rechte Dritter dokumentieren. Maßgeblich sind insbesondere Art. 30, 32, 35 und 37 DSGVO; der konkrete Dienst und seine Nutzung bestimmen die Bewertung.

## Zwei getrennte Verzeichnisse führen

**Eigene Verantwortlichkeit (Art. 30 Abs. 1 DSGVO):** Website/Sicherheit, eigene Vertragskontakte und SaaS-Abrechnung sowie eigene Support- und Rechtsvorgänge. Zu jedem Prozess die eigene Zweck-/Rechtsgrundlagenzuordnung, Personengruppen, Datenarten, Empfänger, Transfergarantien, Löschkriterien und TOM aus der Tabelle konkretisieren. Das Verzeichnis umfasst auch beauftragte Infrastruktur für diese eigenen Zwecke.

**Auftragsverarbeitung (Art. 30 Abs. 2 DSGVO):** Für jeden Salon dessen rechtlichen Namen und Kontakte, gegebenenfalls Vertreter und Datenschutzbeauftragten erfassen. Die Kategorien der tatsächlich beauftragten Verarbeitung nennen: Termin-/Kundenverwaltung, Beschäftigten-/Dienstplanung, Nachrichtenversand, technische Sicherung, Datenrückgabe und Rechtebearbeitung. Angeben: eigener Anbieter und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter, tatsächliche Länder/Transfergarantien sowie TOM. Ein AVV-Annahmenachweis allein ersetzt dieses gepflegte Verzeichnis nicht. Grundlage sind die gespeicherte Salonidentität und AVV, ergänzt um externe Betriebsdaten.

| Technischer Vorgang | Bereits im Produkt festgelegt | Betriebsnachweis |
|---|---|---|
| Nicht bestätigte leere Registrierung | Standard 14 Tage, konfigurierbar; Altbestand erhält volle Übergangsfrist | Effektiven Wert, täglichen Bereinigungslauf und geschützte Ausnahmefälle prüfen |
| Missbrauchsschutz | Gehashte konten-/anfragebezogene Schlüssel, Ablauf nach zwei Stunden | Bereinigung, Proxy-Zuordnung, tatsächliche Serverprotokolle |
| Terminhistorie | Frühere Zuordnungen bei Auskunft/Löschung; berechtigte Sperren schützen Historie | Bestandsbereinigung mit `repair_staff_privacy`, Ausnahmen klären |
| Verarbeitungseinschränkung | Personenbezogene Sperre, Nachweis und Restore-Abgleich | Empfänger informieren; Ausnahmeverarbeitung und spätere Aufhebung begründen |
| Lokale Mailnachweise | Sieben Tage nach Versand/Verwerfen, bei Terminen zusätzlich erst nach Termintag; geschützte Fälle ausgenommen | Mailboxen, SMTP-Logs und externe Kopien gesondert erfassen |
| App-Abmeldung | Lokale Sitzung wird vor Netzwerkaufruf entfernt | Bei Offline-Abmeldung Serversitzung bis Widerruf/Ablauf; sichere Endgeräte |

Die Produktfristen sind keine gesetzlichen Universalfristen. Auch die Muster anderer Anbieter beweisen weder die Erforderlichkeit unserer konkreten Speicherung noch die tatsächliche Umsetzung einer TOM.